Solution
Put an end to the chaos of email attachments. Give your clients a dedicated space for their files.
In too many organizations, one document arrives via email, another through a file-transfer tool imposed by the client—not to mention client portals that add yet another layer of friction: they’re inflexible, complex, and underutilized.
The result: clients favor unsecured email, multiply communication channels, and further fragment the case file. Convoflo lets you move away from this model by centralizing files in a structured environment, with a clear history and better traceability to avoid unnecessary back-and-forth.
The problem isn't transferring a file. It's managing it properly afterward.
The real problem isn't just sending a document. It's keeping files accessible, well-organized, easy to find, and secure over time, as part of a continuous sharing process.
Simple for your client
Clients can easily send files—even large ones—upload documents to a dedicated space, and respond to your requests without ever having to return to their email inbox. This remarkable ease of use promotes immediate self-service, breaks down technological barriers, and eliminates administrative friction.
Your clients can access their secure space with a single click—no passwords to remember or complex software to install—so your teams don’t have to step in as makeshift technical support to guide them through submitting supporting documents.
Fewer scattered channels
Eliminate the use of informal communication channels or non-compliant external download links once and for all. Provide your customers and employees with a continuous conversation history and a centralized source of information that speeds up case processing, clarifies contextual exchanges, and eliminates the risk of human error.
Better document continuity
Every document has a history, associated instructions, and decisions. In traditional environments, this contextual value is systematically lost when a file is extracted from an email to be saved in a local folder or shared via an external link.
With Convoflo, files never lose their context: they remain organically attached to their original conversation thread within a secure, client-specific space. This native document continuity creates a clear, centralized, and chronological history, allowing any member of your team to pick up a case instantly, without any loss of information or friction.
More and more
Des fonctionalités concrètes qui différencient Convoflo
Dépôt de fichiers simple, même volumineux
Vos clients peuvent envoyer des fichiers facilement, même lorsqu’ils sont volumineux, et les déposer directement dans un espace prévu à cet effet. L’expérience reste simple, fluide et pensée pour l’adoption.
Création de dossier par le client
Convoflo peut aussi offrir à vos clients la possibilité de créer un dossier pour déposer leurs documents, ce qui ajoute de la flexibilité tout en gardant l’information dans un cadre structuré.
Envoi de documents avec notes
Ajoutez du contexte directement à l’envoi d’un document grâce à des notes intégrées. Le fichier et l’explication restent ensemble, dans le bon fil de collaboration.
Notifications groupées
Au lieu de multiplier les alertes pour un même destinataire, Convoflo peut regrouper certaines notifications pour réduire le bruit et rendre les échanges plus agréables à suivre.
Learn moreAccusé de lecture
Confirmez plus facilement la réception de vos messages et de vos pièces jointes grâce à un accusé de lecture, pour mieux suivre l’état réel des envois importants.
Récupération rapide en ZIP
Téléchargez plusieurs documents en une seule fois grâce à la récupération rapide en format ZIP, pour accélérer le travail dans les dossiers plus lourds.
Formulaires PDF remplissables dans la plateforme
Permettez à vos clients de remplir directement des formulaires PDF à partir de la plateforme, sans sortir de l’environnement sécurisé ni multiplier les étapes.
Analyse antivirus automatique
Chaque fichier déposé dans Convoflo est analysé automatiquement, les fichiers suspects sont bloqués et les actions sont consignées. Cela ajoute une couche de protection native sans compliquer l’expérience.
Add-in Outlook
L'add-in Convoflo élimine complètement la friction liée à la gestion du changement. Vous restez dans l'environnement Outlook que vous utilisez déjà 8 heures par jour, tandis que Convoflo s'occupe de sécuriser vos échanges en arrière-plan.
En savoir plusDocuments SharePoint
Grâce à la synchronisation bidirectionnelle, chaque document déposé par vos clients dans leur espace sécurisé Convoflo est automatiquement copié vers le bon dossier de votre environnement Microsoft SharePoint interne. Vos équipes accèdent instantanément aux pièces justificatives directement depuis leur arborescence habituelle, sans manipulation manuelle ni transfert par courriel.
En savoir plusDemande de fichiers
Demandez, recevez et validez les documents de vos clients dans un seul espace sécurisé — avec rappels automatiques, modèles réutilisables et vue d’ensemble sur toutes vos demandes.
Discover file requestsEnvois et demandes en lot
L'envoi et la demande de documents en masse par étiquettes permettent d'orchestrer vos campagnes ou ouvertures de dossiers vers des dizaines de clients en un seul clic. Chaque destinataire interagit dans son propre espace privé et étanche, éliminant tout risque d'erreur de destinataire (Cci) et automatisant vos collectes récurrentes sans aucun suivi manuel.
Pourquoi cette approche change vraiment le quotidien
Un bon environnement de fichiers ne se contente pas d’accepter des documents. Il réduit les frictions, évite les pertes de contexte, améliore l’autonomie du client et simplifie le travail des équipes. Quand les documents sont accessibles au bon endroit, dans une structure claire et sécurisée, les dossiers avancent plus vite et demandent moins de support manuel.
Au lieu de demander qu’on leur renvoie un document déjà transmis, les clients peuvent le retrouver dans leur espace sécurisé, dans un historique centralisé.
L’envoi de documents avec notes permet d’ajouter du contexte directement dans la plateforme, au lieu de séparer le message du fichier. Cela rend les échanges plus clairs et plus simples à reprendre.
Les fichiers restent dans l’environnement sécurisé, les alertes par courriel ne contiennent pas de données confidentielles, et chaque fichier déposé est analysé automatiquement pour bloquer les fichiers suspects.
Un triple avantage
Un bénéfice partagé pour le client, les équipes et l’organisation
Pour le client
Un environnement sécurisé plus simple pour déposer, retrouver ses documents et compléter ses demandes, sans dépendre d’une suite de courriels ni d’un portail rigide et trop complexe.
Pour les équipes
Moins de recherches manuelles, moins de renvois de documents, moins de confusion entre les versions et un meilleur suivi de ce qui a été déposé, consulté ou téléchargé.
Pour l’organisation
Un environnement plus structuré, plus traçable et plus sécuritaire, avec contrôle d’accès, protection automatique des fichiers et conservation d’un historique clair.
Remplacez les pièces jointes dispersées par un vrai espace de fichiers sécurisé
Avec Convoflo, le transfert et la gestion de fichiers deviennent plus simples pour vos clients, plus efficaces pour vos équipes et beaucoup plus cohérents pour l’ensemble du dossier.