Productivité et suivi interne
Pilotez vos dossiers d’un coup d’œil.
Avec les étiquettes de suivi Convoflo, visualisez instantanément l’état de vos échanges, filtrez les éléments à traiter et coordonnez votre équipe dans un flux de travail clair, structuré et sans travail en double.
Dans une équipe de services professionnels, le volume d’échanges et de documents reçus peut rapidement devenir difficile à suivre. Sans visibilité claire sur l’état d’avancement, les risques d’oubli, de relances superflues et de double traitement se multiplient. Convoflo intègre un système d’étiquettes de suivi 100 % internes pour catégoriser vos conversations, messages et fichiers en temps réel, afin que chacun sache exactement où en est chaque dossier.
Le problème n’est pas de recevoir des messages. C’est de savoir qui s’en occupe et où en est le dossier.
Quand les communications circulent entre plusieurs boîtes de réception et plusieurs intervenants, il devient difficile de savoir si un document a été consulté, si une réponse a été envoyée ou si un client est en attente. Cette confusion crée des retards, génère des vérifications internes inutiles et alourdit la charge mentale des équipes. Les étiquettes de suivi Convoflo apportent un repère visuel immédiat pour structurer vos flux quotidiens sans changer vos habitudes de travail.
Identifiez immédiatement ce qui requiert votre attention (ex. À traiter, En attente du client, Urgent) sans avoir à ouvrir chaque échange individuellement.
Repérez en un coup d'œil si un collègue a déjà consulté ou pris en charge un document grâce aux statuts de lecture et d'avancement partagés.
Isolez en un clic tous les dossiers d'un département, d'une période ou d'un statut donné pour des réunions de suivi et des bilans d'équipe efficaces.
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Des fonctionnalités conçues pour un suivi rigoureux et sans friction
Créez un catalogue d’étiquettes sur mesure avec des codes de couleurs clairs pour refléter fidèlement les étapes et le vocabulaire de votre organisation.
Configurez des règles pour appliquer automatiquement des étiquettes lors du dépôt d'un fichier par un client ou dès l'ouverture d'un message par un collègue.
Triez vos messages, fichiers et espaces sécurisés par étiquettes simples ou combinées pour une vue d’ensemble immédiate sur les charges de travail.
Sélectionnez tous les espaces clients associés à une étiquette précise pour diffuser une demande de documents ou un message collectif instantanément.
Un système visuel pensé pour la collaboration d’équipe
Convoflo ne traite pas les étiquettes comme de simples mots-clés, mais comme un véritable outil de pilotage opérationnel. Appliquées manuellement ou automatiquement lors d'événements clés (dépôt de fichier, lecture, message), elles s'adaptent à vos processus d'affaires existants.
Étiquettes de statut opérationnel
Définissez des étapes de progression adaptées à votre pratique (Nouveau, En analyse, En attente du client, Complété) pour suivre l'évolution d'un dossier sans quitter la plateforme.
Étiquettes d’état de lecture
Distinguez clairement les contenus Non lu et Lu pour savoir immédiatement si une nouvelle pièce justificative a été prise en compte par un membre de l'équipe.
Attribution par département ou responsable
Attribuez des étiquettes d'équipe (ex. Comptabilité, Fiscalité, Juridique) ou de collaborateurs pour clarifier la responsabilité de chaque suivi.
Filtrage croisé multicritères
Combinez plusieurs étiquettes avec des plages de dates pour retrouver n'importe quel document ou message en quelques secondes.
Apportez une clarté totale au suivi de vos dossiers clients
Avec les étiquettes de suivi Convoflo, transformez la gestion de vos échanges quotidiens en un processus fluide, visible et parfaitement synchronisé.